Система автоматизації документообігу (Система електронного документообігу) — організаційно-технічна система, яка забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Основні поняття електронного документообігу:
Документообіг — комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
Машиночитаний документ — документ, придатний для автоматичного прочитування вміщеної в нім інформації, записаний на магнітних,оптичних і інших носіях інформації.
Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, є засобом захисту інформації. Забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
Основні принципи електронного документообігу:
- Єдиноразова реєстрація документа
- Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
- Безперервність руху документа
- Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів
- Ефективно організована система пошуку документа
- Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу
Система електронного документообігу P.S. — типове рішення, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів, форм власності і роду діяльності. Система дозволяє атоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати із зверненнями громадян і вирішувати інші задачі. Система може бути легко перенастроєна з урахування специфіки роботи кожного конкретного підприємства.
Система враховує положення
Закону України про електронні документи і електронний документообіг.
Програмний комплекс Система електронного документообігу P.S. (
СЕД P.S.) призначений для створення систем документообігу і має наступну функціональність:
- підтримка функцій діловодства (вхідні, вихідні, розпорядчі, внутрішні);
- бібліотечні послуги зі створення, зберігання і пошуку документів;
- мережеві послуги з організації спільної роботи;
- підтримка безпеки і автентичної ідентифікації при роботі з документами;
- повнотекстовий пошук по загальному масиву документів;
- послуги зі створення і супроводу сховища документів;
- підтримка архівації документів зі встановленим терміном зберігання;
- підтримка різних форматів текстових, аудіо- і відео- даних;
- підтримка аудіо- резолюцій і відео- протоколів засідань;
- ведення історії змін і пропозицій по зміні документів.
Програмний комлекс P.S. має наступні переваги:
- архітектура програмного комплексу дозволяє гнучко адаптувати його до змін в існуючій системі документообігу організації;
- функціональні можливості програмного комплексу є достатніми для реалізації сучасних розподілених завдань документообігу;
- наявність розвинених інтерфейсів дозволяє інтегрувати систему документообігу P.S. з існуючими інформаційними системами організації.
Мета впровадження СЕД P.S.:
- поліпшення виконавчої дисципліни;
- поліпшення контролю над постановкою і виконання завдань;
- прискорення пошуку документів;
- прискорення підготовки і виконання документів;
- мінімізація втрати документів;
- додатковий захист інформації.
Застосування технологій IBM при розробці СЕД P.S. забезпечує:
- захист від збоїв і втрат даних;
- багатоплатформенність;
- додаткову конфіденційність даних при гарантованій доступності інформації;
- широкий і легко керований набір засобів захисту інформації.
Використання СЕД P.S. забезпечує наступні конкурентні переваги:
- вдосконалення управлінських і бізнес-процесів;
- документальна підтримка роботи з клієнтами і діловими партнерами;
- зменшення втрат документів;
- управління діловодством і документообігом;
- зв'язок електронного і паперового архівів;
- економія часу на обробку документів;
- поліпшення виконавчої дисципліни.
Пропонуємо наступні пакети:
На основі нашого багаторічного досвіду розробки і впровадження систем електронного документообігу, ми підготували декілька пакетів впровадження. Пакети відрізняються вартістю і обсягом завдань, які вирішує впроваджувана СЕД.
1. Розробка адаптивної системи
Наша команда професіоналів проведе весь цикл розробки програмного забезпечення документації. Створення адаптивної корпоративної системи електронного документообігу включає такі заходи:
- Аналіз процесів і маршрутів руху документів
- Створення і затвердження технічного завдання
- Розробка концепції і етапності впровадження
- Розробка пілотного модуля
- Впровадження пілотного модуля
- Навчання адміністраторів СЕД
- Розробка основних модулів корпоративної системи електронного документообігу
- Впровадження основних модулів системи
- Навчання користувачів СЕД
- Адаптація СЕД відповідно до еволюційного циклу системи
- Консультаційна підтримка впровадження
- Післяпродажна підтримка з можливістю видаленого адміністрування
2. Впровадження коробочного варіанту
На основі нашого більш ніж 10-річного досвіду впровадження СЕД, ми добре володіємо практикою використання корпоративних СЕД. Ми можемо запропонувати монтаж системи з наших готових перевірених шаблонних рішень. Такий варіант значно дешевший за адаптивну систему, хоч і не настільки повно задовольняє функціональну потребу організації, як адаптивна система. Створення корпоративної СЕД на основі шаблонів включає такі заходи:
- Створення і затвердження технічного завдання
- Навчання адміністраторів СЕД
- Впровадження основних модулів системи
- Навчання користувачів СЕД
- Розробка додаткових специфічних модулів
- Консультаційна підтримка впровадження
- Післяпродажна підтримка з можливістю видаленого адміністрування
3. Пілотне впровадження
Багато організацій вважають за краще спробувати систему перш ніж ухвалювати рішення про повномасштабне інвестування у впровадження системи. Для таких випадків ми пропонуємо бюджетне рішення пілотного впровадження. В рамках цього впровадження організація отримує повнофункціональну версію шаблонної системи. При цьому зі всіх завдань СЕД виділяється декілька першочергових завдань і система настроюється на їх вирішення. Організація за своім бажанням може самостійно виконати адаптацію решти модулів і розробку додаткових специфічних модулів. Створення пілотної СЕД на основі шаблонів включає такі заходи:
- Узгодження обсягу пілотного завдання
- Створення і затвердження технічного завдання
- Навчання адміністраторів СЕД
- Впровадження пілотного модуля системи
- Навчання користувачів СЕД
- Навчання розробників платформи
- Консультаційна підтримка впровадження
- Післяпродажна підтримка з можливістю видаленого адміністрування
4. Впровадження рішення партнерів
СЕД P.S. - розробка нашої компанії. Найбільш розповсюджена комплектація P.S. називається doc.Point.
Окрім впровадження СЕД власної розробки, ми займаємося впровадженням
партнерського рішення Paydox. В рамках цього пакету ми надаємо ліцензійну копію СЕД Paydox і пропонуємо послуги з впровадження системи.. Створення пілотної СЕД на основі партнерського рішення Paydox включає такі заходи:
Додаткова інформація:
Опис реалізованної предметної області:
Порівняння системи
P.S. з іншими СЕД:
Порівняння існуючих систем електронного документообігу
Круковський М.Ю. Київ 2006.
Системи електронного документообігу мають досить широку галузь застосування як в бюрократичній діяльності організацій, так і в поточних виробничих процесах підприємств. Ці системи мають різне еволюційне походження із декількох історичних областей знань, що розвивалися довгий час паралельно і перетнулися між собою лише останнім часом.
Такий стан систем електронного документообігу зумовлює складність і неоднозначність проведення оцінок і порівнянь між системами. Під час порівняльних досліджень розповсюдженими є випадки, коли позитивні оцінки експерти роблять завдяки суб’єктивній оцінці функціональних можливостей систем.
Для отримання достатньо об’єктивної оцінки було вирішено розглянути декілька різних порівняльних досліджень, що було зроблено експертам із різних країн над досить великої кількістю систем електронного документообігу.
Gartner.
Міжнародна експертна компанія Gartner в жовтні 2004 року провела незалежне дослідження систем електронного документообігу []. В дослідженні приймали участь відомі фахівці в галузі інформаційних технологій, а саме: Karen Snegda, Kenneth Chin, James Lundy, Toby Bell, Debra Logan і Tom Eid.
Під час дослідження походження систем фахівці прийшли до висновку, що цей напрямок інформаційних технологій з’явився в результаті декількох різних напрямків. Сталося злиття технологій по інтегрованому управлінню документами організацій, розгалуженому управлінню документами через WEB і декількох напрямків автоматизації офісних процесів. В майбутньому очікується приєднання інших раніше незалежних технологій, а саме: управління цифровими даними підприємства і управління корпоративною поштою підприємства.
Фахівці очікують, що подальше злиття порідних технологій, а також поглинення виробниками одним одного призведе до подальшого росту рівня застосувань. Наприклад, фахівцями із вірогідністю 60% очкується, що до 2007 року 50% виробників систем пройдуть шляхом збільшення і поглинання. Із вірогідністю 90% очікується, що до 2008 року 75% великих компаній, що входять в Global 2000 будуть застосовувати системи електронного документообігу для вирішення своїх повсякденних задач.
Під час досліджень було виділено наступні основні функції:
- Управління документами для реєстрації вхідних і вихідних документів, контроль версій документів, бібліотечні і архівні функції документів;
- Системи динамічного управління змістом документів і інформаційних розділів із урахуванням прав доступу і модифікації користувачів;
- Управління записами для отримання юридично обґрунтованих управлінських рішень, довгострокове зберігання і пошук по масивам документів;
- Перетворення паперових документів у цифровий вигляд із подальшим зберіганням і пошуком по документам;
- Підтримка взаємодії робочих груп, особливо проектних груп, із відстеженням версій змін документів;
- Підтримка управління бізнес і управлінськими процесами, маршрутизація форм, постановка задач, відстеження станів і проведення перевірок.
На підставі проведених досліджень, фахівці проаналізували велику кількість систем і визначили ті із них, що мають значні перспективи розвитку і розповсюдження. По визначеним система було об’єднано отриману аналітичну інформацію у, так званий, квадрант Гартнера, що наведено на нижченаведеному рисунку.
Рисунок 1.1. Квадрант Партнера по СЕД.
Згідно із квадрантом, виробник систем електронного документообігу розглядуються в залежності від двох категорій: повноти бачення і можливості реалізації. Згідно із цими категоріями відрізняються чотири типи: Можливі лідери (Challengers), Лідери (Leaders), Спеціалізовані (Niche Players) і Перспективні учасники (Visionaries).
Лабораторія інформаційних систем МФТІ ГУ.
Метою дослідження [] було виявлення поточного стану ринку електронного документообігу, розповсюдженості систем і відношення користувачів щодо наявних систем. Під час досліджень було розглянуто десять російських і західних систем електронного документообігу.
Для оцінки було опитано 239 фахівців різного профілю: користувачі СЕД, люди, що обирають СЕД, адміністратори і технічні фахівці. Було досліджено популярність платформ, після чого було створено рейтинг популярності. Крім того, було досліджено вплив вартості систем на їх привабливість, а також на привабливість застосованих платформ. Після цього було оцінено наскільки впливовим є означенні параметри при прийнятті рішення щодо вибору системи. На основі отриманих даних було створено математичну модель, що до надали можливість отримати загальний рейтинг розглянутих СЕД.
Рейтинг популярності ключової функціональності СЕД. Було опитано 239 фахівців, кожний із них оцінив важливість кожної функціональної можливості по 100 бальній шкалі. Потім результат було усереднено і округлено до цілих чисел на основі формули: 
Отримані результати наведено в таблиці 1.1.
Функція | Середній бал по 100 бальній шкалі |
| Захист від збоїв | 98 |
| Словники і довідники | 95 |
| Генерація звітів | 94 |
| Збереження документів різних форматів | 94 |
| Реєстрація документів | 93 |
| Віддалений доступ | 91 |
| Ролеві сценарії | 82 |
| Внутрішня поштова служба | 82 |
| Завдання маршрутів | 81 |
| Повнотекстовий пошук | 78 |
| Складні документи | 77 |
| Списання інформації в архів | 74 |
| Графічний дизайн маршрутів | 73 |
| Сканування | 73 |
| Ролеві права доступу | 73 |
| Дизайнер форм документів | 72 |
| Контроль термінів доручень | 71 |
| Коробкова версія | 69 |
| Шифрування | 67 |
| Автоматичне повідомлення | 64 |
| Пошук по реквізитам | 63 |
| Редактор звітів | 63 |
| Розпізнання сканованого тексту | 62 |
| Підтримка електронного підпису | 61 |
| Пошук через WEB | 57 |
| Інтегровані засоби попереднього огляду звіті | 56 |
| Стаціонарна клієнтська частина | 56 |
| Розпізнання «на льоту» | 54 |
| Контроль морфології | 53 |
| Підтримка проектної роботи | 52 |
| Пошук по формі | 42 |
| Підтримка twain- сумісних сканерів | 41 |
| Інтегровані засоби попереднього огляду документів | 38 |
| Підтримка багатьох платформ | 38 |
| Протокол обробки | 34 |
| Можливість роботи через WEB | 33 |
| Проведення e-mail розсилки | 32 |
| Підтримка потокового сканування | 25 |
Таблиця 1.1. Оцінка важливості ключової функціональності.
Рейтинг відповідності вартості очікуванням користувачем. Рейтинг було розраховано на основі опитування 239 фахівців. Фахівцям запропонували виставити 100 балів тим системам, що повністю виправдали їх очікування і 0 балів тим системам, що зовсім не виправдали. Після опитування результат було оброблено у відповідності до наступної формули: 
Система | Вартість | Отриманий бал |
| 1C:Архив, 1С | $490 | 100 |
| ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН | Від $595 | 88 |
| OfficeMedia, Интертраст | Від $250 | 85 |
| Золушка, НТЦ ИРМ | Від $1500 | 83 |
| Эффект-офис, Гарант Интернешнл | $1840 | 79 |
| ДЕЛО, ЭОС | Від $1900 | 76 |
| Євфрат, Cognitive Technologies | $1940 | 72 |
| БОСС-Референт, Ай Ти | Від $2500 | 51 |
| Optima-Workflow, Оптима | $3950 | 48 |
| PayDox, Интерфейс | $5000 | 35 |
| LANDOCS, Ланит | Від $5500 | 31 |
| ГранДок, Гранит Центр | Від $6500 | 23 |
Таблиця 1.2. Оцінка відповідності очікувань до вартості.
Окремо фахівців було опитано щодо того яке місце в прийнятті рішення вибору певної СЕД займає функціональні можливості системи і платформі, вартість системи і платформи. Фахівців попросили оцінити в долях від одиниці вагу кожного параметру, що вони враховуються під час прийняття рішення. Отриманий результат було оброблено по формулі: 
Параметр | Оцінка важливості в долях від 0 до 1 |
| Функціональність системи | 0.30 |
| СУБД | 0.20 |
| Вартість СУБД | 0.19 |
| Вартість системи | 0.31 |
Таблиця 1.3. Удільна вага параметрів прийняття рішення.
Рейтинг технічної досконалості СЕД. На основі таблиці функціональності і рейтинг важливості функцій СЕД було розраховано рейтинг технічної досконалості СЕД. Отриманий дані було розраховано по наступній формулі:
В відповідності до застосованої методології розрахунку рейтингів усі бали, що були набрані різними СЕД було нормовано по 100 бальній шкалі. При цьому 100 балів отримала СЕД, що набрала найбільше балів.
| Система | Мінімальна комплектація | Максимальна комплектація |
| Евфрат. Cognitive Technologies | 100 | 100 |
| Optima-Workflow, Оптима | 70 | 86 |
| БОСС-Референт, Ай Ти | 62 | 81 |
| LANDOCS, Ланит | 62 | 79 |
| ДЕЛО, ЭОС | 63 | 76 |
| OfficeMedia, Интертраст | 61 | 73 |
| 1C:Архив, 1С | 59 | 73 |
| ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН | 57 | 69 |
| Золушка, НТЦ ИРМ | 59 | 65 |
| PayDox, Интерфейс | 63 | 63 |
| ГранДок, Гранит Центр | 60 | 60 |
| Эффект-офис, Гарант Интернешнл | 47 | 52 |
Таблиця 1.4. Рейтинг технічної досконалості СЕД.
Рейтинг технічних можливостей платформ. Рейтинг було розраховано на основі опитування 239 фахівців, яким було запропоновано оцінити технічні можливості кожної платформи по 100 бальній шкалі. Отримані результати було оброблено наступною формулою:
| Використані платформи | Середній бал по 100 бальній шкалі |
| Lotus Domino | 100 |
| Oracle | 92 |
| MS SQL Server | 74 |
| DB/2 | 61 |
| НИКА | 57 |
| ZoDB | 39 |
| MS Access | 32 |
Таблиця 1.5. Рейтинг технічних можливостей платформ.
Рейтинг відповідності вартості платформ очікуванням користувачів. Рейтинг було розраховано на основі опитування 239 фахівців. Фахівцям було запропоновано виставити 1 бал платформам, вартість яких відповідає очікуванням користувачів і 0 балів тим платформам, що не відповідають. Отримані результати було оброблено у відповідності із формулою:
де 
- бал, виставлений i-м фахівцем 
–й платформі;
Використана платформа | Вартість | Отриманий бал |
| НИКА | $0 | 100 |
| ZoDB | $0 | 100 |
| MS Access | Від $250 | 94 |
| MS SQL Server | Від $600 | 91 |
| Oracle | Від $3700 | 83 |
| Lotus Domino | Від $4670 | 67 |
| DB/2 | $1270 | 39 |
Таблиця 1.6. Оцінка відповідності вартості платформ очікуванням.
На основі попередньо розрахованих даних було розраховано загальний рейтинг СЕД із врахуванням технічних можливостей систем, привабливість систем і платформ, а також вартості системи і їх платформ. Результат було розраховано:
 | Система | Загальна оцінка |
1 | Евфрат. Cognitive Technologies | 82 |
2 | OfficeMedia, Интертраст | 81 |
| ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН | 81 |
3 | ДЕЛО, ЭОС | 79 |
4 | Золушка, НТЦ ИРМ | 78 |
5 | 1C:Архив, 1С | 77 |
6 | Optima-Workflow, Оптима | 73 |
| БОСС-Референт, Ай Ти | 73 |
7 | Эффект-офис, Гарант Интернешнл | 72 |
8 | LANDOCS, Ланит | 67 |
9 | PayDox, Интерфейс | 62 |
10 | ГранДок, Гранит Центр | 57 |
Таблиця 1.7. Загальна оцінка СЕД.
Таким чином, рейтинг окреслює спектр інтересів користувачів. Внаслідок масовості ринку малих підприємств, більшість користувачів представляє інтереси невеликих компаній. Для цих компаній найбільш важливим є вартість системи і вони згідні погоджуватися із значним звуженням функціональних можливостей. В той же час, представники середніх і великих підприємств зосереджуються на можливостях системи і властивостях використаної платформи.
Академія Педагогічних Наук України.
В 2004 році відомий український фахівець в галузі електронного документообігу захистила Н.Т. Задорожна захистила дисертацію на тему «Кероване проектування документообігу в управлінських інформаційних системах» []. В цій дисертації вперше було зроблено порівняльний аналіз СЕД з точки зору прикладного застосування на Україні.
Було досліджено 10 СЕД, що сьогодні найбільш широко використовуються в Україні. Було досліджено таки риси СЕД як: сховище документів, діловодство і автоматизація ділових процесів, адміністрування і безпека та інші особливості. Узагальнені результати дослідження наведені в Таблиці 1.7.
Функції |
| Ultimus Workflow |
|
|
|
|
|
|
|
|
| Сховище документів | | | | | | | | | | |
| Організація сховища | 10 | 0 | 8 | 0 | 4 | 6 | 6 | 8 | 8 | 7 |
| Введення у сховище | 10 | 1 | 2 | 0 | 9 | 9 | 8 | 7 | 5 | 6 |
| Організація пошуку | 10 | 0 | 10 | 7 | 8 | 5 | 8 | 5 | 7 | 8 |
| Веб- доступ | 10 | 8 | 10 | 10 | 20 | 9 | 10 | 7 | 10 | 5 |
| Загальна оцінка | 40 | 9 | 30 | 17 | 27 | 29 | 32 | 27 | 30 | 26 |
| Діловодство | | | | | | | | | | |
| Створення документів | 8 | 0 | 6 | 0 | 5 | 8 | 8 | 8 | 8 | 7 |
| Реєстрація | 5 | 0 | 5 | 0 | 8 | 8 | 8 | 8 | 7 | 6 |
| Накладання резолюцій | 0 | 0 | 0 | 0 | 8 | 8 | 8 | 8 | 9 | 7 |
| Колективна робота | 10 | 0 | 9 | 7 | 7 | 8 | 7 | 2 | 8 | 8 |
| Бібліотека | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 5 | 5 |
| Загальна оцінка | 23 | 0 | 20 | 7 | 28 | 32 | 31 | 28 | 37 | 33 |
| Автоматизація ділових процесів | | | | | | | | | | |
| Опис ділових процесів | 8 | 9 | 7 | 7 | 10 | 4 | 0 | 0 | 7 | 7 |
| Виконання процесів | 8 | 7 | 8 | 8 | 10 | 2 | 0 | 0 | 7 | 7 |
| Загальна оцінка | 16 | 16 | 15 | 15 | 20 | 6 | 0 | 0 | 14 | 14 |
| Адміністрування і безпека | | | | | | | | | | |
| Права, ролі | 10 | 3 | 8 | 7 | 7 | 6 | 9 | 4 | 9 | 8 |
| Криптографія, ЕЦП | 5 | 3 | 0 | 5 | 2 | 4 | 10 | 3 | 10 | 10 |
| Пароль | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Резервне копіювання | 0 | 0 | 0 | 10 | 5 | 8 | 6 | 5 | 8 | 10 |
| Загальна оцінка | 28 | 11 | 13 | 35 | 26 | 31 | 38 | 23 | 40 | 39 |
| Інші особливості | | | | | | | | | | |
| Підтримка станів | 5 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 5 | 3 | 4 | 4 |
| Сумісність із ODMA | 8 | 0 | 8 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Рівень готовності | 5 | 8 | 8 | 8 | 7 | 8 | 8 | 10 | 8 | 8 |
Технологія
діловодства | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Українізація | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 5 |
| Загальна оцінка | 22 | 8 | 16 | 8 | 12 | 17 | 18 | 18 | 22 | 22 |
Таблиця 1.7. Результати дослідження СЕД в Україні.
Додаткову інформацію можна отримати за телефоном +38 (044) 572-48-48 або електронною поштою: info@viaduk.net